Numer KSeF w tytule przelewu
Wklej numer, a sprawdzimy go sumą kontrolną i złożymy gotowy tytuł przelewu, zwykłego i w split payment. Bez przepisywania trzydziestu pięciu znaków z faktury.
Złóż tytuł przelewu
Numer znajdziesz pod kodem QR na fakturze albo w UPO. Reszta pól jest nieobowiązkowa: NIP i rachunek służą do sprawdzenia kontrahenta w wykazie podatników VAT, a kwoty do złożenia komunikatu split payment.
Numer sprawdzamy u ciebie w przeglądarce, bo kończy się sumą kontrolną i nie trzeba o to nikogo pytać. Na zewnątrz wychodzi jedno zapytanie i tylko wtedy, gdy podasz NIP: do wykazu podatników VAT, z NIP-em i numerem rachunku. Żadne dane z faktury nigdzie nie są wysyłane.
Co się zmienia 1 stycznia 2027
Czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę ustrukturyzowaną na rzecz innego czynnego podatnika, musi podać w tytule numer identyfikujący tę fakturę w KSeF albo identyfikator zbiorczy. Tak stanowi art. 108g ustawy o VAT.
Przy poleceniu zapłaty jest odwrotnie, niż większość się spodziewa: obowiązek spoczywa na wystawcy faktury, a nie na płacącym.
Status odbiorcy sprawdza się w wykazie podatników VAT na dzień płatności i mówi o tym sam przepis, a nie dobra praktyka. Dlatego to narzędzie pyta o wykaz od razu.
Dlaczego kod QR nie rozwiąże tego problemu
Wydawałoby się, że wystarczy kod QR z gotowym przelewem. Nie wystarczy, i to z powodu arytmetycznego. W standardzie kodu dwuwymiarowego Związku Banków Polskich pole „Tytuł płatności” mieści 32 znaki, a numer KSeF ma 35. Nie zmieści się nawet sam, bez żadnego dodatkowego słowa.
Pola rezerwowe tego nie uratują, bo mają 20 i 12 znaków i są przeznaczone na identyfikator polecenia zapłaty oraz Invobill. Przy okazji nazwa odbiorcy w tym standardzie ma limit 20 znaków, w którym nie mieści się większość nazw spółek.
Dlatego to narzędzie daje kopiowanie pól jednym kliknięciem, a nie kod do zeskanowania.
Split payment: pole na numer mieści się co do znaku
Komunikat przelewu w mechanizmie podzielonej płatności ma cztery pola wymienione w art. 108a ust. 3 ustawy: kwotę podatku, kwotę brutto, numer faktury oraz NIP dostawcy. Przy fakturze ustrukturyzowanej w miejsce numeru faktury wchodzi numer KSeF.
W formatach bankowych pole na ten numer ma dokładnie 35 znaków, czyli tyle, ile numer KSeF. Zapasu nie ma żadnego, więc nie da się tam dopisać obok własnego numeru faktury. Własny opis idzie do osobnego podpola.
Skąd wiemy, że numer jest poprawny
Numer KSeF kończy się dwuznakową sumą kontrolną liczoną algorytmem CRC-8 z pozostałych trzydziestu dwóch znaków. To znaczy, że literówkę widać od razu, bez pytania kogokolwiek o cokolwiek. Jedna przestawiona cyfra i suma przestaje się zgadzać.
Sam numer składa się z NIP-u sprzedawcy, daty przyjęcia faktury przez system (nie daty wystawienia), dwunastu znaków technicznych i tej właśnie sumy.
Pytania i odpowiedzi
Od kiedy trzeba podawać numer KSeF w przelewie?
Od 1 stycznia 2027. Obowiązek wynika z art. 108g ustawy o VAT i dotyczy płatności dokonanych od tego dnia. Krążąca po internecie data 1 sierpnia 2026 dla split payment nie ma potwierdzenia ani w ustawie, ani w komunikatach Ministerstwa Finansów.
Kogo ten obowiązek nie dotyczy?
Trzeba spełnić wszystkie warunki naraz: płacący jest czynnym podatnikiem VAT, odbiorca też, faktura jest ustrukturyzowana, a płatność idzie przelewem albo innym instrumentem pozwalającym podać tytuł. Odpada więc płatność kartą, BLIKiem na telefon i gotówką, bo nie mają tytułu. Odpada też sprzedawca zwolniony z VAT i nabywca, który nie jest czynnym podatnikiem.
Czy mogę po prostu zrobić kod QR z numerem?
Nie. W standardzie kodu dwuwymiarowego Związku Banków Polskich pole „Tytuł płatności” mieści 32 znaki, a numer KSeF ma 35. Brakuje trzech znaków i nie da się tego obejść, bo pola rezerwowe mają 20 i 12 znaków oraz inne przeznaczenie. Dopóki ZBP nie zmieni standardu, kod QR do przelewu nie uniesie numeru KSeF.
Gdzie znajdę numer KSeF swojej faktury?
Nie ma go w pliku XML faktury, bo nadaje go system dopiero po jej przyjęciu. Jest w UPO, w odpowiedzi systemu przy wysyłce oraz wydrukowany pod kodem QR na wizualizacji faktury. Jeśli pod kodem widnieje napis OFFLINE, numer nie został jeszcze nadany.
Co z płatnością za kilka faktur naraz?
Wtedy zamiast numeru pojedynczej faktury podaje się identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF. Przy mechanizmie podzielonej płatności dotyczy to faktur wystawionych przez jednego dostawcę w okresie od jednego dnia do jednego miesiąca.
Czy skanowanie kodu QR z faktury da mi numer?
Nie. Kod na wizualizacji zawiera link weryfikacyjny złożony z NIP-u sprzedawcy, daty wystawienia i skrótu pliku faktury. Numeru KSeF w nim nie ma, jest wydrukowany obok jako zwykły tekst.
Podstawa: art. 108a i 108g ustawy o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263. Budowa numeru i algorytm sumy kontrolnej z dokumentacji Ministerstwa Finansów. Limity pól z rekomendacji Związku Banków Polskich oraz z opisów formatów plików importu ING Business i Alior BusinessPro. Sprawdzone 15 października 2026.
To jest narzędzie pomocnicze, a nie porada podatkowa. Przy wątpliwościach co do konkretnej transakcji decyduje twój księgowy albo doradca podatkowy.